Dans le monde professionnel, la gestion des notes de frais est une tâche incontournable mais souvent chronophage et complexe. Heureusement, il existe aujourd’hui plusieurs solutions pour faciliter cette gestion, notamment grâce à l’utilisation d’outils numériques adaptés. Dans cet article, nous passerons en revue les meilleurs outils de gestion de notes de frais, qui vous aideront à optimiser votre temps et à améliorer l’organisation de vos dépenses professionnelles.
Outils de prise en charge des factures et des reçus
L’un des aspects les plus contraignants dans la gestion des notes de frais est la collecte et l’archivage de toutes les factures et tous les reçus. Un bon outil de gestion de notes de frais doit donc permettre de simplifier cette étape cruciale.
L’automatisation de la saisie des données
La première fonctionnalité essentielle offerte par ces outils consiste en l’automatisation de la saisie des données. Ainsi, au lieu de devoir saisir manuellement les informations contenues sur chaque facture ou reçu, un logiciel performant permettra de scanner automatiquement ces documents, d’en extraire les principales données (montant, date, description, etc.) et de les intégrer directement dans le système de gestion des notes de frais.
Un stockage sécurisé et centralisé
Ensuite, il est primordial que ce genre d’outils de gestion de notes de frais offre un espace de stockage sécurisé et centralisé pour conserver les factures et les reçus numérisés. Cela facilite grandement leur consultation ultérieure, tant par l’employeur que par l’employé, et permet de s’assurer qu’aucun document ne se perde dans la nature.
Outils de suivi et de validation des dépenses
Une autre facette importante de la gestion des notes de frais concerne le suivi et la validation des dépenses enregistrées. Certains outils informatiques vont donc proposer des fonctionnalités destinées à simplifier ces deux aspects.
Le rapprochement automatisé avec le compte pro
Pour éviter les erreurs ou les oublis dans le suivi des dépenses, il est intéressant de pouvoir rapprocher automatiquement les données issues des factures et des reçus avec celles du compte professionnel. Un logiciel performant pourra ainsi détecter les correspondances entre ces informations et identifier d’éventuelles anomalies (doubles saisies, fraudes, etc.). Cette fonctionnalité permet de gagner un temps précieux et garantit une meilleure fiabilité des données traitées.
La validation rapide des dépenses
Enfin, un outil de gestion de notes de frais doit permettre de simplifier le processus de validation des dépenses en mettant en place un circuit de validation électronique et personnalisable. Les responsables hiérarchiques peuvent ainsi être informés rapidement lorsqu’une note de frais est soumise à leur approbation, consulter facilement les détails de cette dépense et valider ou refuser celle-ci en fonction des règles établies. Cette automatisation permet de réduire au minimum les délais de validation et d’éviter les retards inutiles dans le remboursement des dépenses.
Outils pour l’analyse et la maîtrise des coûts
Dans une logique d’optimisation, il est important de pouvoir analyser avec précision les sources de dépenses, afin de mieux les maîtriser. Certains outils vont donc proposer des fonctionnalités d’analyse avancées pour aider les entreprises à suivre et comprendre leurs dépenses professionnelles.
Les rapports personnalisés
Avec ce type de solutions, l’utilisateur peut générer facilement divers types de rapports personnalisés, qui présentent les informations pertinentes sur les dépenses engagées, les catégories de dépenses les plus fréquentes, l’évolution des coûts sur différentes périodes, etc. Ces rapports peuvent être exportés en plusieurs formats (PDF, Excel, CSV, etc.) pour faciliter leur consultation et leur exploitation.
Les tableaux de bord interactifs
L’idéal est également de disposer d’un tableau de bord interactif qui regroupe en temps réel les données clés concernant les notes de frais. L’employeur et/ou l’employé peuvent ainsi avoir une vue d’ensemble rapide et actualisée de leurs dépenses professionnelles, et éventuellement identifier à la volée des pistes d’amélioration ou d’optimisation.
Pour conclure… mais sans conclure !
Selon vos besoins et contraintes spécifiques, vous pourrez opter pour l’un ou l’autre de ces outils de gestion de notes de frais. Vous pourrez ainsi noter que plusieurs solutions existent sur le marché qui présentent des fonctionnalités diverses et adaptées à différentes situations professionnelles. Néanmoins, il est toujours recommandé de comparer soigneusement les offres disponibles, d’étudier les conditions d’utilisation (tarifs, engagement, support technique, etc.) et, si possible, de tester quelques logiciels en version d’essai avant de vous engager sur une solution de gestion de notes de frais.